Met recente webinars, zoals die van het CBF, en bestaande richtlijnen, is er een schat aan informatie beschikbaar om je te helpen een goed jaarverslag te creëren. Hieronder zijn essentiële tips om je op weg te helpen.
Begin met een sterk fundament
Elke financiële medewerker weet dat een solide jaarverslag begint met een gedegen administratie door het jaar heen. Zorg ervoor dat je boekhouding zodanig is ingericht dat die past bij de eisen voor de verslaglegging. Twee tips om dit doel te bereiken:
leg niet alleen kostensoorten vast, maar ook waarvoor deze kosten zijn gemaakt, bijv. voor de doelstelling, voor fondsenwerving, of voor beheer & administratie.
leg vast of opbrengsten werden gegeven door een particulier, een bedrijf, een overheid, of een andere gever.
Dat helpt je te rapporteren conform de RJ (Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving) en de specifieke vereisten van de Erkenningsregeling van het CBF. Dit betekent dat je verslag binnen zes maanden na afloop van het boekjaar vastgesteld, aangeleverd en gepubliceerd moet zijn.
Zie ook de toelichting op de formats uit de Richtlijn C2 voor kleine fondsenwervende instellingen.
Bestuursverslag: meer dan cijfers
Een bestuursverslag is je kans om het verhaal achter de cijfers te vertellen. Beschrijf de missie, visie, gerealiseerde doelen, en de belangrijkste uitdagingen. Belicht hoe jullie de financiële middelen hebben ingezet om maatschappelijke impact te creëren. Reflecteer op de doelrealisatie, financieel beleid, governance, je integriteitsbeleid en communicatie met belanghebbenden. Dit helpt om een transparant en compleet beeld te schetsen van jullie organisatie.
De Jaarrekening: het hart van je verslag
De jaarrekening, bestaande uit de balans, staat van baten en lasten, en de toelichting, vormt het hart van je verslag. Zorg ervoor dat je balans een helder inzicht geeft in wat de organisatie bezit en hoe dit gefinancierd is. De staat van baten en lasten moet niet alleen de ontvangen baten en gemaakte kosten tonen, maar ook de verdeling tussen doelbesteding, werving, en beheer & administratie en van welk type gever de baten werden ontvangen. Dit biedt inzicht in de efficiëntie en effectiviteit van jullie fondsenwerving en uitgaven. De plus of min onderaan de streep van de staat van baten en lasten, verdeel je over de reserves en fondsen in de resultaatverdeling.
Toelichting: de finer details
De toelichting bij de jaarrekening is je kans om dieper in te gaan op de cijfers. Verduidelijk de gehanteerde waarderingsgrondslagen, geef specificaties van de balansposten en leg uit hoe bepaalde baten en lasten zijn behandeld. Ook afwijkingen van het voorgaande jaar of de begroting verdienen hier aandacht. Dit niveau van detail vergroot het vertrouwen en de geloofwaardigheid van je organisatie.
Overige Gegevens: de puntjes op de i
Vergeet niet de overige gegevens, zoals de verklaring van de kascommissie of accountant. Dit externe toezicht bevestigt de betrouwbaarheid van jullie financiële verslaglegging en versterkt de transparantie tegenover externe partijen. Als je werkt met een kascommissie, laat dan duidelijk blijken dat de leden van de kascommissie beschikken over voldoende financiële achtergrond en onafhankelijk zijn van het bestuur.
Directiebezoldiging: Openheid van Zaken
Transparantie over de bezoldiging van directieleden is cruciaal. Volg de richtlijnen en regelingen nauwgezet en zorg dat je de berekening van de BSD-score (Basisscore Directiefunctie) en de maximale jaarinkomens transparant rapporteert.
Afsluiting: Reflectie en Toekomstvisie
Sluit je jaarverslag af met een reflectie op het afgelopen jaar en een blik vooruit. Wat zijn de plannen en uitdagingen voor de toekomst? Hoe gaat jouw organisatie verder maatschappelijke waarde creëren? Dit geeft lezers een gevoel van betrokkenheid en biedt een context voor de cijfers en resultaten die eerder in het verslag zijn gepresenteerd. Door jullie ambities, strategieën en doelstellingen voor de komende periode te delen, bied je stakeholders niet alleen inzicht in de toekomstplannen, maar nodig je hen ook uit om deel te nemen aan jullie reis naar maatschappelijke impact.
Gebruik deze sectie om successen te vieren, te leren van uitdagingen, en de richting te schetsen waarin jullie willen groeien. Wees open over de hindernissen die jullie verwachten te moeten overwinnen en hoe jullie van plan zijn dit te doen. Dit toont aan dat jullie organisatie realistisch, veerkrachtig en voorbereid is op de toekomst.
Inclusief een oproep tot actie kan ook krachtig zijn. Nodig lezers uit om bij te dragen aan jullie missie, of het nu gaat om donaties, vrijwilligerswerk, of het verspreiden van jullie boodschap. Een jaarverslag is niet alleen een terugblik; het is een springplank naar toekomstige successen en een kans om jullie gemeenschap te vergroten en te versterken.
Conclusie
Een perfect jaarverslag combineert grondige financiële verslaggeving met verhalen die resoneren, reflecties die inspireren, en een duidelijke visie die motiveert. Door deze elementen te integreren, creëer je een document dat niet alleen voldoet aan wettelijke en bestuurlijke eisen, maar dat ook een waardevol hulpmiddel is voor fondsenwerving, stakeholderbetrokkenheid, en het bouwen aan een sterker merk voor jouw goede doel.
Voor uitvoeriger advies en tips, bekijk nogmaals de webinar en presentatie van Astrid Witjes van het CBF en Mariëlle van Dijk, georganiseerd door Goede Doelen Nederland.
