Vijf vragen over jaarverslagen aan Astrid Witjes

We legden Witjes vijf vragen voor over de belangrijkste trends en aandachtspunten voor het aankomende 'jaarverslagseizoen'.

Je bent bij het CBF verantwoordelijk voor het verwerken en valideren van jaarverslagen. Hoe ben jij hier verslingerd aan geraakt?  

"Al heel jong was ik een cijferkind. Na het VWO – ik was 17, bijna 18 – ben ik gaan werken en leren bij een accountantskantoor. Daar is het controleren van jaarverslagen begonnen. Ik ben er al dertig jaar mee bezig. Ik hou van de logica van een jaarverslag. En van consistentie: 1 plus 1 is 2, het moet op pagina 4 hetzelfde zijn als op pagina 33. Ik hou ook van structuur en wil graag onderbouwd zien wat er gebeurd is. En dat zit ook in een jaarverslag.  

Ik werk nu zes jaar bij het CBF. En nee, ik droom ’s avonds niet van jaarverslagen. Maar soms neem ik mijn werk wel mee naar huis. Vooral als ik iets niet kloppend of logisch kan krijgen. Als ik de vruchten begin te plukken van procesverbeteringen, die ik heb ingezet neem ik dat overigens ook mee naar huis, in positieve zin." 

Dit is de tijd van het jaar waarin de balans wordt opgemaakt. Maak je je al op voor een stortvloed aan papier? En waar moeten aangesloten goede doelen dit jaar rekening bij houden bij het opstellen van het jaarverslag? 

"De jaarverslagen van organisaties met een boekjaar dat eindigt op 31 december moeten voor 30 juni worden ingeleverd. De eerste jaarverslagen arriveren in april. Daarna druppelen er in mei nog een aantal binnen. In juni begint men te denken: oei, oei. De laatste dagen rond de deadline is de grote piek. Er zijn ook altijd nog een paar organisaties waar iets aan de hand is. Die vragen dan uitstel.  

Waar men dit jaar op moet letten? De nieuwe categorie indeling bijvoorbeeld. De vereisten die aan jaarverslagen gesteld worden zijn daardoor wat verschoven. Een vereiste kan net wel of net niet van toepassing zijn. Op Mijn CBF kunnen goede doelen zien in welke categorie ze vallen en welke vereisten gelden.

Een ander aandachtspunt is dat er nu ook normen zijn voor het bestuursverslag. Dat is het jaarverslag in tekst. Belangrijk is dat het bestuursverslag in overeenstemming is met het financieel verslag. Daar gaan we scherper naar kijken.  

Sinds vorig jaar zitten we ook wat strakker op het format. Nu voeren we alles nog handmatig in, maar in de toekomst willen we gaan inlezen. Dat is efficiënter en heeft voor organisaties als voordeel dat de CBF-paspoorten eerder worden gepubliceerd. De techniek om in te lezen bestaat al; we gaan dit najaar kijken of het niveau goed genoeg is. Onze ambitie is om binnen twee tot drie jaar met machinaal inlezen te gaan beginnen." 

Waar gaat het soms mis bij het opstellen van jaarverslagen? 

"Het juiste format wordt niet altijd gevolgd. Dat is op zich te begrijpen, want bij goede doelen werkt het jaarverslag nu eenmaal anders dan bij andere organisaties. Er is andere terminologie, er zijn andere belanghebbenden. En qua transparantie wordt er meer gevraagd van goede doelen. De eisen zijn heel specifiek, maar de kennis daarover is nogal verspreid. Daarom bieden we op onze website handvaten. Als een goed doel inlogt is onder het kopje “Regels en normen” allerlei informatie te vinden over hoe het jaarverslag eruit moet zien. Dat vinden we zoals gezegd belangrijk, omdat we in de toekomst gaan inlezen. 

We zien ook vaak dat niet alles in een keer wordt aangeleverd. Dan ontbreekt bijvoorbeeld de verklaring van de kascommissie of de accountant. Die controle moet echter eerst plaatsgevonden hebben. We kunnen het jaarverslagen pas verwerken als ze gecontroleerd zijn."  

Zijn de jaarverslagen van goede doelen toegankelijk genoeg voor donateurs? 

"Ik kan me voorstellen dat jaarrekeningen met alle financiële termen die erin staan voor donateurs niet gemakkelijk weglezen. Gelukkig hebben het CBF-paspoort. Daarin kun je als donateur online precies zien hoe goede doelen het doen. Los daarvan is het simpele feit dat een organisatie een CBF-keurmerk heeft al geruststellend. Dat betekent immers dat het CBF heeft vastgesteld dat het jaarverslag een juiste weergave is van wat de organisatie het afgelopen jaar heeft gedaan." 

De directiebeloningen zijn een heet hangijzer. Hoe weten goede doelen zeker of ze netjes binnen de lijnen kleuren?  

"Voor de directiebeloningen bestaat een aparte regeling, die is opgesteld in overleg met de sector. Elke organisatie krijgt een X-aantal punten op basis waarvan ze in een categorie wordt ingedeeld. Dit puntentotaal zegt iets over de zwaarte en complexiteit van de directiefunctie. Dan speelt nog mee of er één of meerdere directeuren zijn. Het resultaat van de berekening is het maximale bedrag dat een directeur mag verdienen.  

Ik begrijp dat mensen het fenomeen directiebeloning soms moeilijk vinden. Maar goed besturen kost nu eenmaal geld. In de praktijk blijven de goede doelen met CBF-keurmerk ver weg van de welbekende Balkenende-norm (formeel de WNT-regeling).

De meeste directeuren verdienen aanzienlijk minder dan het maximum. En dan maken ze vaak nog veel extra uren ook. Elk jaar controleren wij of de directiebeloningen binnen de regeling blijven. Dus als een goed doel het CBF-keurmerk heeft, weet je meteen dat de directeur niet te veel verdient."